Tempo di lettura: 6 minuti

Nonostante esempi rilevanti, il rapporto tra dati digitali e cooperative è ancora tutto da esplorare e le sfide sono molteplici. Un’analisi di Francesca Martinelli, direttrice della Fondazione Centro Studi Doc, su come affrontare queste sfide a partire dall’intervento all’incontro “Dati, infrastrutture «phygital» e intelligenze collettive” svoltosi il 21 giugno 2024 a Bologna durante la XV Convention CGM “Direzioni. Intelligenze collettive per una nuova economia sociale”.

Alcune sfide nella gestione dei dati

Le tecnologie digitali, come l’Intelligenza Artificiale (IA), le piattaforme online o il Web 3.0, hanno il potenziale per trasformare radicalmente il modo in cui le cooperative gestiscono le loro attività e strutture organizzative. Per riuscire a utilizzare al meglio queste tecnologie è necessario avere dimestichezza con i dati digitali, in quanto risorsa chiave trasversale a tutte le tecnologie. È, quindi, dai dati che deve iniziare ogni ragionamento su come queste tecnologie possano aprire nuove prospettive imprenditoriali e sistemiche che il movimento cooperativo e i suoi protagonisti devono essere in grado di cogliere per rimanere rilevanti e competitivi.

Un “dato” in informatica indica una qualsiasi entità che può essere elaborata o trasformata da un computer (o un automa) attraverso un algoritmo ma che si trasforma in “informazione” nel momento in cui viene letto e interpretato da una persona. Tutte le cooperative producono dati, e, quindi, potenzialmente informazioni, da sempre. Il vantaggio dei dati digitali è che, sono più semplici da raccogliere e da analizzare, processare, valorizzare e scambiare rispetto ai dati cartacei. Per fornire un esempio, oggi lo strumento che nelle cooperative permette di scambiare il maggior numero di dati non è nient’altro che l’e-mail.

Nella realtà dei fatti, le tipiche sfide che affrontato oggi le cooperative rispetto alla gestione dei dati riguardano proprio il comprendere come raccoglierli, immagazzinarli, valorizzarli, scambiarli e metterli in comune. Tali sfide sono legate ad alcune questioni sia di principio che pratiche che si riflettono nella messa in atto di progetti di gestione dei dati.

Un primo tema riguarda la sicurezza informatica, poiché più le cooperative si affidano alle tecnologie digitali per organizzare la propria attività, più diventano vulnerabili agli attacchi informatici. Questo implica adottare misure per proteggere i propri sistemi e dati da accessi non autorizzati, furti e altre attività dannose, come l’investimento in misure di sicurezza informatica come firewall, crittografia e aggiornamenti regolari del sistema.

A quello della sicurezza si lega il tema della privacy dei dati. Nel momento in cui le cooperative raccolgono e archiviano i dati su soci, socie e clienti, devono garantire che questi dati siano protetti e utilizzati in conformità con le leggi e i regolamenti sulla privacy, che oggi in Unione Europea è regolamentata dal sistema GDPR. Oltre a stabilire politiche e procedure chiare per la raccolta, l’archiviazione e l’utilizzo dei dati e fornire a soci, socie e clienti informazioni trasparenti su come vengono utilizzati i loro dati, le cooperative dovrebbero anche riflettere sull’uso di strumenti di raccolta dati di Google o Microsoft, che non sempre hanno server in Europa, aspetto che crea problemi con il GDPR.

Affidarsi ad aziende terze per la gestione dei propri dati può anche comportare una perdita di proprietà, autonomia e controllo degli stessi. I dati sono fondamentali per le cooperative, poiché includono tutte le informazioni su membri, partner, processi. Affidandosi a terzi, le cooperative rischiano di perdere il controllo sulle informazioni chiave, alimentando così i propri concorrenti. Inoltre, le cooperative possono contribuire direttamente, anche se inconsapevolmente, a privare di potere i propri membri, attuando strategie aggressive e non trasparenti di estrazione e archiviazione dei dati.

Come gestire i dati in cooperativa?

Il punto di partenza per una gestione ottimale dei dati in cooperativa è quello di attivare preliminarmente una riflessione interna su cosa si voglia effettivamente ottenere con la gestione e analisi dei dati. Perché si vogliono raccogliere i dati? Per migliorare il controllo di gestione? Per conoscere meglio i propri clienti? Per rendere più efficace e meno costoso il processo produttivo? In poche parole, per aumentare la competitività.

Conoscere il reale bisogno al quale rispondere è il primo passo per riuscire a capire poi quali dati raccogliere e come analizzarli.

In ambito cooperativo, tale ragionamento non può prescindere anche dalle considerazioni etiche legate all’uso di dati per implementare altre tecnologie, come l’IA. Tecnologie simili possono sollevare preoccupazioni etiche, come il potenziale di pregiudizi o discriminazioni. Le cooperative devono garantire che l’uso di queste tecnologie sia coerente con i loro valori e principi e che non contribuiscano inavvertitamente a danni sociali o ambientali.

Un altro elemento fondamentale di cui tenere conto nel momento in cui si inizia un percorso di gestione dei dati è il divario digitale. Non tutti i soci, le socie o i clienti possono avere accesso alle tecnologie digitali su cui le cooperative fanno affidamento. Le cooperative devono garantire che i loro servizi e le loro offerte digitali siano accessibili a chiunque, indipendentemente dal livello di competenza tecnologica o di accesso. Per questo, soprattutto all’interno della cooperativa, per poter pensare di lavorare sui dati è, innanzitutto, necessario fare formazione. Alle persone deve essere fatta la formazione necessaria per capire di cosa si sta parlando, anche partendo dai concetti più semplici, che però non bisogna assolutamente dare per scontati per chi non si occupa di questi temi.

Infine, le cooperative oltre a studiare come creare conoscenza attraverso i dati, devono anche considerare a priori come scambiare dati, informazioni e conoscenza con altre realtà (ad esempio, con la comunità o amministrazione locale, con altre cooperative della filiera, con imprese esterne con le quali si collabora). Questo significa attivare una riflessione sul tema dell’interoperabilità, cioè su come semplificare lo scambio potenziale dei dati e quindi delle informazioni tra entità diverse sulla base di sistemi interoperabili. Ad esempio, la mail rappresenta un sistema interoperabile, mentre sistemi come WhatsApp o Messenger di Facebook non lo sono e, quindi, non consentono di scambiare i dati. L’assenza di interoperabilità tra sistemi crea i cosiddetti effetti di lock-in, per cui se si usa, ad esempio, un software di licenza privata per la gestione dei dati e delle tecnologie, il rischio è che la casa produttrice attui strategie di lock-in (letteralmente, blocco). Tali strategie possono essere dannose per lo sviluppo cooperativo a lungo termine, poiché anche se i sistemi consentono di collaborare internamente in modo efficiente, possono essere caratterizzati da incompatibilità con soluzioni concorrenti, rendendo di fatto impossibile l’interoperabilità e, quindi, lo scambio di dati.

Oggi uno dei grandi problemi del mondo cooperativo è proprio che la maggior parte dei sistemi che le cooperative utilizzano non sono interoperabili e che, quindi, non comunicano tra loro. Garantire la comunicazione tra sistemi è fondamentale per valorizzare al meglio le relazioni tra cooperative e non solo. Inoltre, presupporre un ragionamento simile potrebbe permettere di arrivare a costruire data space cooperativi, cioè sistemi di gestione dei dati che permettano di aggregare ecosistemi sulla base di regole, strumenti e tecnologie condivise. Questi sistemi di aggregazione dei dati sono fondamentali per valorizzare al meglio i dati di più organizzazioni all’interno di un settore e quindi rafforzare sul mercato i singoli attori che mettono a disposizione i propri dati per creare nuovi data space.

Dati digitali e cooperative: un esempio concreto

Un esempio concreto di progetto nella gestione dei dati consiste nell’esperienza di Doc Servizi, la più grande cooperativa di spettacolo in Italia con circa 8.000 tra soci e socie presenti su tutto il territorio italiano.

Lavorando nel settore spettacolo, la cooperativa è stata duramente colpita dagli effetti della pandemia da Covid-19. Tanto che nel 2020 la cooperativa ha perso il 60% del fatturato rispetto al 2019. In questo contesto di enorme difficoltà, per riuscire a non chiudere e salvare il posto di lavoro dei circa 200 dipendenti, Doc Servizi ha dovuto attivare un importante percorso di riorganizzazione e affrontare contemporaneamente sfide molto complesse.

Oltre alla gestione dei decreti per capire come muoversi con gli eventi in programma fino all’organizzazione dello smartworking con il bisogno di fornire strumenti adeguati a lavoratori e lavoratrici, Doc Servizi ha anche avuto l’esigenza di ripensare in modo complessivo il proprio sistema di controllo e gestione. Durante la pandemia, è diventato sempre più necessario avere un controllo certosino dei flussi finanziari e nel contempo attivare nuovi progetti e nuove attività per i propri soci, per questo, già nel 2020, è stato attivato un progetto di creazione di un data warehouse (letteralmente, magazzino di dati) che aggregasse in un’unica piattaforma tutti i dati di tutti i database della cooperativa. Con database in questo caso si intendono, ad esempio, quelli che riguardano la gestione del lavoro dei soci e delle socie, la registrazione delle fatture emesse e incassate e l’emissione delle buste paga, ma anche i dati relativi ai contatti, ai profili professionali dei soci, alle possibili richieste di lavoro o opportunità di finanziamenti.

Oggi, in questo data warehouse, ogni dato può essere collegato e letto secondo diversi punti di vista e a seconda dell’esigenza. Ad esempio, si possono confrontare i risultati attesi, cioè il budget previsionale, con le prestazioni effettive della cooperativa, che sono aggiornate ora per ora, oppure ci si può concentrare sull’andamento di un singolo progetto per confrontare entrate e uscite e decidere meglio i flussi finanziarsi. Altro aspetto interessante di questo progetto è che ogni dipendente può accedere a questo strumento, seppur con diversi livelli di permesso per effettuare modifiche, creando “viste logiche”, ovvero rappresentazioni mirate all’effettiva necessità di ciascuno di “distillare informazione” dal dato.

Lo strumento è stato chiamato Ribalt1, ovvero “RibaltOne”, proprio per il cambiamento di prospettiva che ha attuato all’interno della cooperativa. Il fatto che sia costruito e consultato in modo collettivo permette di attivare processi di intelligenza collettiva nell’analisi dei dati e nella presa di decisioni molto più consapevoli. La consapevolezza complessiva sui numeri che questo strumento permette di acquisire, è un importante supporto alla presa di decisioni imprenditoriali perché consente di raccogliere punti di vista diversi, attivare nuove dinamiche collettive di problem solving e valorizzare le intelligenze diverse presenti all’interno della cooperativa.

Ma soprattutto riduce le intermediazioni e trascrizioni, portando la raccolta dei dati il più vicino possibile alla fonte e nel contempo il loro utilizzo “informato”, direttamente nelle mani di chi opera sul campo.

Più che un ribaltone tecnologico, si tratta di un ribaltone metodologico e sistemico che, facendo leva sulla struttura inerentemente cooperativa e collaborativa dei sistemi di rete, implica un cambio culturale e organizzativo non banale ma che, se portato a compimento con convinzione, produce risultati inattesi.

 

Leggi anche: Cooperative di dati: cosa sono e come funzionano